Conditions Générales de Vente

Préambule

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») régissent les relations contractuelles entre la société A.I.Q. SARL, enregistrée sous le numéro B193450, dont le siège social est situé à 13 rue Edmond Reuter L-5326 Contern, et ses clients (ci-après « le Client »), dans le cadre de la mise à disposition de services numériques et d'applications informatiques, notamment en mode SaaS (Software as a Service), ainsi que des prestations de conseil, d'audit, de support, de coaching et d'accompagnement en informatique et en ressources humaines.

Les services fournis par A.I.Q. SARL constituent des prestations de services, à l'exclusion de toute vente ou cession de droits de propriété intellectuelle, sauf stipulation expresse contraire.

1. Définitions

• Client : toute personne physique ou morale, de droit privé ou de droit public, ayant souscrit à un ou plusieurs services proposés par A.I.Q. SARL.
• Services : l'ensemble des prestations fournies par A.I.Q. SARL, incluant notamment la mise à disposition d'applications informatiques en mode SaaS, le support, la maintenance, le conseil et l'accompagnement.
• Application : service numérique développé et exploité par A.I.Q. SARL, accessible à distance via un navigateur internet ou une interface dédiée, sans installation locale, sauf stipulation expresse contraire pour des offres distinctes ne relevant pas du mode SaaS.

2. Objet

Les présentes CGV définissent les droits et obligations des parties dans le cadre de la mise à disposition, de l'accès et de l'utilisation des services numériques et applications informatiques fournis par A.I.Q. SARL, principalement en mode SaaS, ainsi que des prestations de support, de maintenance, de conseil et d'accompagnement associées.

3. Acceptation des conditions générales

Toute commande ou utilisation d'une application ou prestation implique l'acceptation sans réserve des présentes CGV. Celles-ci prévalent sur tout autre document, sauf accord écrit contraire entre les parties.

4. Produits et services

A.I.Q. SARL propose notamment :

• des applications informatiques professionnelles accessibles principalement en mode SaaS,
• des services d'accompagnement organisationnel, de formation et de conseil ponctuel en informatique et en ressources humaines, réalisés de manière accessoire et sans prise de décision opérationnelle pour le compte du Client.

Les caractéristiques, fonctionnalités et conditions d'accès à chaque service sont précisées dans les documents commerciaux, l'interface applicative ou toute documentation mise à disposition du Client.

Les services proposés par A.I.Q. SARL sont fournis principalement sous forme d'abonnement à des applications accessibles en mode SaaS.

A.I.Q. SARL ne réalise pas de développement spécifique ou sur mesure pour ses clients, sauf mention expresse dans un document contractuel distinct.

5. Commande

Le Client passe commande par tout moyen mis à disposition par A.I.Q. SARL (applications, site internet, devis signé, bon de commande). Toute commande est définitive après validation et acceptation expresse par A.I.Q. SARL.

6. Tarifs et modalités de paiement

6.1 Tarification

Les prix sont indiqués en euros hors taxes et sont détaillés dans les documents commerciaux ou directement dans l'onglet « Abonnement » accessible via l'application.

6.2 Modalités de paiement

Pour les services accessibles en mode SaaS, le paiement s'effectue par abonnement, selon les modalités proposées lors de la souscription via l'outil de facturation et de paiement mis à disposition par A.I.Q. SARL.

L'activation et le maintien de l'accès aux services sont conditionnés au respect des échéances de paiement applicables.

Pour les prestations de conseil, de support et d'accompagnement, le paiement s'effectue à réception de facture, selon les conditions convenues.

6.3 TVA applicable

La facturation est soumise à la réglementation fiscale applicable en fonction du lieu de résidence ou d'établissement du Client.

Si le Client est établi dans un pays membre de l'Union européenne, et qu'il dispose d'un numéro de TVA intracommunautaire valide, le régime de l'autoliquidation s'applique. Dans ce cas, la facture est émise hors taxe et porte la mention obligatoire : « Autoliquidation – article 196 de la directive 2006/112/CE ». Le Client est responsable de déclarer et de reverser la TVA dans son pays.

Si le Client ne dispose pas d'un numéro de TVA intracommunautaire, la TVA luxembourgeoise ou la TVA du pays de consommation sera appliquée selon les règles en vigueur.

Le Client s'engage à fournir toutes les informations nécessaires à la détermination correcte du régime de TVA applicable.

6.4 Défaut de paiement

En cas de non-paiement à l'échéance, et après une relance restée sans réponse pendant un délai de 7 jours, A.I.Q. SARL se réserve le droit de suspendre l'accès aux applications et services concernés jusqu'à la régularisation complète du paiement. Cette suspension ne saurait en aucun cas exonérer le Client de son obligation de paiement. A.I.Q. SARL pourra également désactiver temporairement les droits d'accès aux comptes utilisateurs concernés.

Si le défaut de paiement persiste au-delà de 30 jours suivant l'échéance, et après l'envoi d'une seconde relance demeurée sans réponse pendant un nouveau délai de 7 jours, A.I.Q. SARL pourra résilier le contrat de plein droit, conformément aux dispositions de l'article 14 des présentes Conditions Générales de Vente. Cette résiliation ne libère en aucun cas le Client du règlement des sommes restant dues.

6.5 Pénalités de retard

Tout retard de paiement entraînera, de plein droit et sans mise en demeure préalable, des pénalités de retard calculées au taux d'intérêt de la Banque centrale européenne appliqué à ses opérations principales de refinancement, majoré de huit (8) points de pourcentage. En outre, pour tout client professionnel, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant de 40 € (quarante euros) sera exigible de plein droit, conformément à la directive 2011/7/UE relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

6.6 Révision des offres et des tarifs

A.I.Q. SARL se réserve le droit de modifier à tout moment la composition des offres, les modalités des abonnements ainsi que les tarifs applicables aux applications et services, afin notamment de tenir compte des évolutions techniques, fonctionnelles, réglementaires, économiques ou commerciales.

Toute modification tarifaire applicable à un abonnement en cours fera l'objet d'une information préalable adressée au Client par tout moyen écrit, notamment par notification via l'application ou par courrier électronique, dans un délai de prévenance de trente (30) jours calendaires avant son entrée en vigueur. À défaut de résiliation par le Client avant la date d'application des nouveaux tarifs, le Client est réputé les avoir acceptés.

En cas de désaccord sur la modification tarifaire ou contractuelle notifiée, le Client peut résilier son abonnement avant la date d'entrée en vigueur des nouveaux tarifs, ladite résiliation prenant effet à cette même date. Aucun remboursement prorata temporis ne sera dû pour les périodes d'abonnement déjà commencées.

Le Client reconnaît et accepte expressément que l'évolution des services fournis en mode SaaS implique la possibilité d'évolution des offres et de leur tarification, ce qui constitue une condition essentielle de son engagement.

7. Livraison et mise à disposition

Les délais de mise à disposition sont donnés à titre indicatif. A.I.Q. SARL ne pourra être tenue responsable des retards dus à des causes indépendantes de sa volonté.

A.I.Q. SARL s'engage à assurer la disponibilité de la solution selon les principes du meilleur effort, avec un objectif indicatif de disponibilité de 99 % sur une base mensuelle, hors maintenances planifiées. Les opérations de maintenance planifiée font l'objet d'une information préalable du Client dans un délai raisonnable, sauf urgence technique ou de sécurité justifiant une intervention immédiate.

8. Droit d'utilisation, licence et usage

A.I.Q. SARL concède au Client un droit d'accès et d'utilisation non exclusif, personnel, non transférable et non cessible aux services et applications, strictement limité à la durée de la souscription et au périmètre fonctionnel souscrit.

Ce droit d'utilisation n'emporte aucune cession de droits de propriété intellectuelle, ni aucun droit réel sur les applications, leurs composants, leur architecture ou leurs évolutions.

Le Client s'engage à utiliser les applications et services conformément à leur destination et aux instructions fournies par A.I.Q. SARL.

Toute utilisation non conforme, détournée ou contraire aux lois et règlements engage la seule responsabilité du Client.

9. Support, maintenance et mise à jour

A.I.Q. SARL est susceptible de proposer des services de support et de maintenance sous réserve de souscription à un contrat de maintenance, si ce dernier n'est pas inclus dans l'offre commerciale validée initialement par le Client. A.I.Q. SARL se réserve le droit de modifier ou mettre à jour les applications afin d'améliorer leurs fonctionnalités, leur sécurité ou leur conformité réglementaire.

Le Client sera informé des mises à jour substantielles par tout moyen écrit, notamment via une notification dans l'application ou par courrier électronique, dans un délai raisonnable avant leur déploiement, sauf urgence technique ou impératif de sécurité nécessitant une intervention immédiate.

10. Responsabilité

Les applications et services fournis par A.I.Q. SARL constituent des outils de documentation, de suivi et de traçabilité des opérations réalisées par les utilisateurs. Ils ne se substituent en aucun cas aux procédures opérationnelles, aux obligations réglementaires ou aux décisions relevant de la responsabilité du Client. Le Client demeure seul responsable de l'utilisation qu'il fait des applications et des décisions opérationnelles prises sur la base des informations enregistrées ou consultées au sein des services fournis.

En particulier, A.I.Q. SARL ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant de l'utilisation de la solution dans un contexte impliquant la sécurité des personnes, notamment dans le secteur médical ou d'urgence, dès lors que le Client a été informé, par tout moyen et notamment via l'application, que la solution constitue un outil d'aide et de traçabilité et non un système décisionnel ou de certification réglementaire.

A.I.Q. SARL ne saurait être tenue responsable des dommages indirects subis par le Client du fait de l'utilisation des applications ou services. La responsabilité de A.I.Q. SARL, toutes causes confondues, est limitée au montant total des sommes payées par le Client au titre du service concerné au cours des douze (12) derniers mois précédant la survenance du dommage, sauf faute lourde ou intentionnelle de la part d'A.I.Q. SARL. A.I.Q. SARL ne pourra être tenue responsable des interruptions temporaires d'accès liées à des opérations de maintenance, de mises à jour ou à tout incident indépendant de sa volonté.

En ce qui concerne les prestations d'accompagnement, de conseil et de formation dans les domaines de l'informatique et des ressources humaines, A.I.Q. SARL est tenue d'une obligation de moyens et non de résultat.

La responsabilité de A.I.Q. SARL est limitée au montant de la rémunération effectivement perçue au titre de la prestation concernée au cours des trois (3) derniers mois, sauf faute lourde ou intentionnelle.

A.I.Q. SARL ne saurait être tenue responsable des dysfonctionnements ou interruptions de service résultant de défaillances des réseaux de télécommunication, des infrastructures internet, des services d'hébergement ou de tout fournisseur tiers.

11. Propriété intellectuelle

Toutes les applications et leurs contenus sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle. Aucune cession de droits de propriété intellectuelle n'est accordée au Client sauf mention expresse.

12. Données personnelles

Les données personnelles collectées sont traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi luxembourgeoise. Le Client dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de ses données. Les données sont traitées sur la base de l'exécution du contrat et de l'intérêt légitime d'A.I.Q. SARL pour l'amélioration de ses services. Elles sont hébergées au Luxembourg ou au sein de l'Union européenne.

Pour toute demande, le Client peut contacter : co•••@•••.lu

Le Client s'engage à ne pas enregistrer dans la solution de données à caractère personnel relevant des catégories particulières au sens de l'article 9 du RGPD, notamment les données de santé, sauf à disposer des autorisations légales applicables et à en informer préalablement A.I.Q. SARL par écrit. A.I.Q. SARL ne saurait être tenue responsable de toute utilisation de la solution à des fins non conformes au présent engagement.

Les principaux sous-traitants de traitement auxquels A.I.Q. SARL peut recourir incluent le prestataire de paiement sécurisé Stripe, Inc. (traitement des données de paiement) et les fournisseurs d'hébergement établis au sein de l'Union européenne. La liste actualisée des sous-traitants est disponible sur demande à l'adresse co•••@•••.lu.

13. Force majeure

A.I.Q. SARL ne pourra être tenue responsable en cas d'inexécution de ses obligations due à un cas de force majeure. Sont notamment considérés comme cas de force majeure les événements imprévisibles, irrésistibles et extérieurs à A.I.Q. SARL, tels que les catastrophes naturelles, les actes de guerre ou de terrorisme, les défaillances des infrastructures de réseau ou d'hébergement de tiers, les attaques informatiques de type déni de service, ou toute modification réglementaire ou légale rendant impossible l'exécution du service dans les conditions initialement prévues. En cas de survenance d'un tel événement, A.I.Q. SARL en informera le Client dans les meilleurs délais et les obligations des parties seront suspendues pendant la durée de l'événement.

14. Résiliation

En cas de non-respect des CGV par le Client, A.I.Q. SARL se réserve le droit de résilier le contrat de plein droit, après notification écrite et moyennant un préavis de 30 jours. Le Client devra régler les prestations déjà effectuées. Aucun remboursement ne sera effectué pour les périodes d'abonnement entamées avant la date effective de résiliation. En cas de résiliation, le Client peut demander la restitution de ses données dans un format ouvert et exploitable (CSV ou équivalent). Ces données seront conservées pendant un délai maximum de 30 jours après la fin du contrat, puis supprimées de manière sécurisée.

15. Archivage et preuve

Les enregistrements informatiques conservés dans les systèmes de A.I.Q. SARL seront considérés comme preuve des communications, commandes, paiements et transactions entre les parties.

16. Modification des conditions générales

A.I.Q. SARL se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales de Vente, notamment afin de tenir compte des évolutions légales, techniques, commerciales ou organisationnelles.

Les nouvelles Conditions Générales sont opposables au Client dès leur publication sur le support de diffusion habituel d'A.I.Q. SARL (site internet, interface applicative ou tout autre support de communication utilisé par A.I.Q. SARL) ou, lorsque la loi ou la nature de la modification l'exige, à l'issue d'un délai de prévenance communiqué au Client par tout moyen écrit.

L'utilisation continue des applications ou services postérieurement à l'entrée en vigueur des nouvelles Conditions Générales vaut acceptation sans réserve de celles-ci par le Client, sans qu'aucune signature ni action supplémentaire ne soit requise.

En cas de refus des modifications, le Client conserve la faculté de résilier son contrat avant la date d'entrée en vigueur des nouvelles Conditions Générales. À défaut de résiliation dans ce délai, les Conditions Générales modifiées seront réputées acceptées et pleinement applicables.

Le Client reconnaît que la faculté de modification des présentes Conditions Générales par A.I.Q. SARL constitue une condition essentielle de son engagement.

17. Loi applicable – Règlement des litiges

Les présentes Conditions Générales de Vente sont régies par le droit luxembourgeois.

En cas de litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution du contrat, les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable. Le Client professionnel peut recourir à une procédure de médiation préalable avant toute action judiciaire. À défaut d'accord amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification du différend par l'une des parties, le litige pourra être porté devant les juridictions compétentes du Grand-Duché de Luxembourg, sauf disposition légale impérative contraire applicable au Client en raison de sa nature juridique ou de son lieu d'établissement.

18. Référence commerciale

Sauf opposition écrite du Client adressée à A.I.Q. SARL dans les trente (30) jours suivant la souscription, A.I.Q. SARL est autorisée à mentionner la dénomination du Client ainsi que la nature générale de la prestation réalisée, à titre de référence commerciale, dans ses supports de communication, de prospection et de présentation de ses services. Cette faculté ne comporte aucun droit de publication de données confidentielles, de résultats spécifiques, de données à caractère personnel ou de toute information couverte par les obligations de confidentialité des présentes CGV.